障害福祉サービスの上限管理で間違えやすいこと5選を紹介！

「上限管理ってややこしい」、「対応するのが面倒だ」そう思ってらっしゃる方も多いのではないでしょうか。この記事では障がい福祉サービスの請求業務の一部である【上限管理】に関して実際にやってみて間違えやすかった事を５つ紹介したいと思います。
現状は障がい福祉請求代行を利用していますが、障がい福祉請求代行を取り入れる以前は本当に請求業務の大変さを肌で感じておりました。この記事が業務改善をするきっかけとなる事を願っています。

Contents

1 負担上限月額を誤って設定してしまった
2 上限月額が超過してしまった
3 月途中で上限額が変更されるケース
4 支払い漏れ
5 手続きのミス

負担上限月額を誤って設定してしまった

利用者の所得に応じた負担上限月額を誤って設定してしまう事があります。
理由としては勘違いや思い込み、入力間違い等が考えられますが、よくあるミスの一つです。利用者に及ぼす影響としては、本来支払うべき負担額よりも少ない金額でサービスを受けている場合、後から返還要求されることとなり、財政負担が急激に増加してしまうことになります。
また負担上限月額が高い金額で設定されている場合には、利用者の生活を圧迫してしまい、生活が困難になる事態を招きかねません。
これらの事態は、利用者の信頼を失うだけでなく、修正に多大なる労力を必要とします。障がい福祉請求代行に請求業務を業務委託していれば、そんなミスが限りなく少なくなり、仮にミスが起きてしまった場合の対応も責任を持って完結してくれるので働き手にとって請求業務の安定が望めます。

上限月額が超過してしまった

上限管理を担う場合、利用者が複数の障がい福祉サービスを利用しているケースがほとんどです。他の事業所のサービスをしっかりと管理し、請求しているつもりでも、イレギュラー対応や、緊急時対応、臨時サービスや、サービス時間の延長等がしっかりと共有されていない場合、上限月額を超えて利用料金が請求されることがあり得ます。
その他にも事務処理が要因となり上限月額が超過してしまうケースがあります。

①計算ミスや入力ミス
上限月額の計算において、数値の入力ミスや計算ミスがあった場合、上限月額が誤って設定されてしまう可能性があります。
②利用者に関する情報の不備
利用者に関する情報(障がいの程度や家族構成など)に不備や誤り、ご認識がある場合、上限月額が誤って設定されてしまう可能性があります。
③変更に対応できていない
制度や法律が変更された場合に柔軟に対応出来ない場合、上限月額が誤って設定される可能性があります。
④システム上の不具合
特定のケースでシステム上の不具合がある場合、上限月額が誤って設定される可能性があります。

これらの原因により上限月額が間違って設定されてしまう事を避けるためにも障がい福祉請求代行という請求業務の専門家に業務を委託することをお勧めします。

月途中で上限額が変更されるケース

利用中止やサービス移行などにより、月途中で上限月額が変更される場合がある為、変更時期を確認し、正確な上限額を適用する必要があります。

(１)申請者の状況が急変した場合
例えば、疾病や障がいの症状が悪化した場合、自立支援計画に記載された必要なサービス時間が増えた場合等は、月途中で上限が変更される可能性があります。
(２)新たなサービスが必要になった場合
利用者のニーズに合わせてサービスを新たに利用する必要が生じた場合、月途中で上限が変更される場合がある。
(３)予算の空きが発生した場合
一定期間を過ぎた後に利用者が受け取らなかったサービス分の予算が空いた場合、月途中で上限が変更される事があります。変更時には、支援機関や自治体から事前に説明され同意を得た上で変更が行われる場合が一般的です。

このような対応は請求業務に対して専門的な知識を有していない場合には困難となります。障がい福祉請求代行の専門的な知識を持ったスタッフにお任せできれば、対応もサポートもしてくれるので安心して請求業務を行うことができます。

支払い漏れ

利用者が支払うべき利用料金を人為的な要因により誤って請求漏れしてしまう事があります。障がい福祉サービスの上限管理においてどんな事で利用者の支払いが漏れてしまうのか例を挙げて説明します。

・利用者が支払いの方法や期限を理解していなかった場合
・利用者が支払いを促す連絡が届かなかったり、受け取った連絡に対応しなかった場合
・計算ミスやデータ入力ミスによるご請求や未請求
・請求書の不備や漏れ、口座入金が遅れる場合

何事においても確認を怠ればミスが発生してしまうものです。障がい福祉請求代行に請求業務を一任できれば、確実で正確な請求業務をお約束できます。

手続きのミス

請求業務を担当する職員が請求業務に関する専門的な知識を有していないケースでは、市町村への届出漏れや提出書類の不備等で上限管理に関する手続きを誤って行う可能性があります。
簡単にそのケースをまとめてみました。

１．請求担当者の短時間での多忙による手続きの不備
２．請求担当者の知識不足による手続きの不備
３．ファイルや書類の紛失による手続きの不備
４．システム的な不具合による手続きの不備
５．利用者の情報提供不足による手続きの不備

提供するサービスや情報量が多い為、確認作業も大変であり、請求担当者は慎重な手続きを心がける必要があります。障がい福祉請求代行の専門的な知識を有した職員が対応するのとは状況が違いますので、過度な職員への業務負担は、責任や重圧も増し、離職にも繋がる危険性があります。

上限管理で間違えやすい事をあげましたが、基本的に専門的な知識を持った職員が対応してもミスは付きものです。そして業務への負担は、計り知れません。
安定した請求業務のためにも障がい福祉請求代行の導入が最適です。障がい福祉請求代行に請求業務を業務委託することで、利用者からの信頼を獲得できるだけでなく職員の業務負担を軽減できます。
職場環境は改善できるのです！