障害福祉請求代行業務における伝送のスケジュールについて解説します！

申請受付と準備期間

　まずは国保連への請求申請の受付開始日と提出期限について解説します。
伝送の受付開始日はサービス提供が終了した翌月の1日です。提出期限はサービス提供が終了した翌月の10日となっています。ただし、10日が土日、祝日の場合には、その前の営業日(平日)が提出の締め切り日となります。この受付期間内に請求データを伝送しないと、障害福祉報酬が支払われない可能性があるので、カレンダー等で伝送期日をチェックする等の対策をして未送信にならないように十分に注意してください。
　申請受付が始まるまでの準備期間(国保連側のシステムの準備が完了するまで)に重要な準備事項が3つあります。

（1）電子書面の発行
　　　電子書面の発行まで時間がかかります。早めの申請をおススメします。

（2）請求データの作成
　　　請求データには利用者情報、サービス内容、負担額等を正確に入力する必要があります。この間違いを防がない事には正確な伝送データを作成する事はできません。少しでも請求業務に不安がある際には障害福祉請求代行等の外部サービスを導入する事を推奨します。

（3）返戻通知や支払関連通知書の確認
　　　国保連からの各通知には必ず目を通してください。必要に応じて修正や再請求、返戻　　　処理など伝送前に準備として確認すべき内容は多岐にわたります。

審査プロセスと所要時間

次に国保連での請求申請審査プロセスについて時系列に説明します。

まずは、障害福祉事業者が障害福祉報酬請求ソフトで作成した伝送データを国保連に送信します。
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ここで事前チェックがあり、国保連が伝送データのフォーマットや内容にエラーがないかを自動でチェックしているので、もしエラーがある場合には修正して再送信する必要がでてきます。
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まずは一次チェックからです。基本情報、サービスの種類や提供日、請求内容の記載、算定基準が適切か、サービスの重複や不整合などの異常はないか等がチェックされます。
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次に資格チェックと呼ばれているチェックに移ります。ここでは国保連が伝送データに記載されている利用者の障害福祉サービス情報に相違がないか、サービスの利用状況に問題はないかをチェックしています。
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その次は上限チェックが入ります。国保連が伝送データに記載されたサービスのコードや使用した単位数が障害福祉報酬基準と整合性が取れているのかを見ています。上限を超えている場合は、減額や不支給の対象になってしまいますので注意してください。
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最後に画面審査による最終確認がおこなわれます。伝送データの内容を国保連が画面上で詳細に審査します。ここで請求内容に誤りや不備がある場合には、返戻等になってしまいます。
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このような手順で国保連による審査がおこなわれ、審査結果に基づいて障害福祉報酬を算定し、障害福祉事業者に報酬を支払います。これが請求審査のプロセスです。
審査にかかる所要時間や審査結果の通知についてのスケジュールは下記の通りです。
事前チェック・・・伝送の翌日に通知
一次チェック・・・請求締切日の約10日後に通知
資格チェック、上限チェック、画面審査・・・請求締切日の約29日後に通知
支払通知・・・請求締切日の約19日後に通知
これらの請求業務を現場の管理職が行う事はかなりの負担を強いることになります。障害福祉請求代行等を利用することは、昨今ではスタンダードになりつつあります。離職転職等も多い障害福祉業界で新たに請求業務を担当してもらう際の教育にも相当な労力を消費することになります。働き手の高齢化も一層深刻な状況です。この請求業務を障害福祉請求代行等に業務委託をすることができれば、請求業務に割かれた時間を利用者の為割くことができ、サービスの質の向上と業務の効率化につながると言えるでしょう。

請求承認後の伝送業務の流れと他の関係機関との情報共有について

その次に国保連での審査が完了し、請求申請が承認された後の伝送業務の流れについて解説していきます。
　最初の流れとしては国保連から事業所へ「請求明細書・給付管理票返戻(保留)一覧表」が送られてきます。この一覧表には返戻や保留となった請求のエラーコードやその事由が記載されています。必ず確認をしてください。
　内容確認後は、エラーの原因を特定し、必要に応じて保険者や国保連に連絡します。この作業が現場の職員にとっては非常に苦痛な作業となるでしょう。障害福祉請求代行にお任せできればきっと業務の効率化が望めるはずです。
　エラーの原因を特定した後は、エラーを修正した請求データの作成をおこない国保連へ再伝送します。データの再作成も障害福祉請求代行なら安心してお任せができます。
　この再伝送されたデータを受信し、国保連が再審査を行います。問題がなければ審査結果を事業所に通知し、支払を決定するような流れとなっています。この流れが頭でイメージ出来るようになるまでは相当な時間を要すので、参考程度に見てもらえれば幸いです。

次に国保連と他の関係機関の間では、どのような情報共有が行われているのかについて確認していきたいと思います。
　国保連は医療機関や薬局から送られてくる伝送データの審査、支払も行っています。
　オンライン資格確認システムを通じて、医療機関や薬局に対して、被保険者の資格情報や一部負担割合などを提供しています。
　支払基金や保険者と連携して、個人単位の被保険者番号や薬剤情報、特定検診データなどを一元的に管理し、マイナポータルやPHRサービスなどを通じて本人や医療機関に提供しているのです。国保連ではこのような情報共有が行われ、私たちの生活を支えています。

福祉事業所向けサポートと伝送スケジュール変更時の注意点

ここでは国保連が福祉事業所に行っているサポートにはどんなものがあるのかを4つにまとめたので紹介していきます。

1．障害福祉サービス制度の普及啓発
　　障害福祉サービス制度の理解促進のために、障害福祉サービス制度に関する情報や相談窓口などの提供、障害福祉施設への入所や障害福祉サービスの利用について、説明やサポートも行っています。

2．障害福祉職員の専門教育支援
　　障害福祉職員の資格取得支援や障害福祉技術の研修など、専門的な知識や技術を身につけるための専門教育の支援活動の実施。

3．障害福祉現場の情報提供及び支援
　　障害福祉現場の改善を目的として、様々な調査や研究を行っています。障害福祉施設の現状や課題に関する情報提供や、障害福祉福祉サービスの質の向上を目指した支援を行っています。

4．地域包括ケアシステムの構築支援
　　地域のニーズに応じた障害福祉施設へのサービスに関する情報提供や、地域の障害福祉関連団体との連携に取り組むことで、地域包括ケアシステムの構築を支援しています。

伝送スケージュール変更時の注意点

事業所が請求データの修正や再請求を行う場合は、国保連の伝送スケジュールに従って行わなければなりません。
※伝送スケジュールは国保連のホームページや電子請求受付システムで確認できます。
万が一、伝送スケジュールに遅れる場合は国保連へ事前連絡する必要があります。
※伝送スケジュールに遅れた場合は支払いが遅れる可能性がありますのでご注意を！

以上が伝送スケジュール変更時の注意点です。支払が遅れたり、翌月になるような危機的なリスクを考えれば障害福祉請求代行に業務委託をすれば安心です。全てのレセプト業務を障害福祉請求代行に担当してもらえると思えば、従業員の負担軽減はもちろんのこと、それにかかる労力を事業拡大や地域での活動により多くの時間を割くことも可能となるでしょう。

進捗確認とトラブルへの対処方法

最後に伝送業務の進捗状況を確認する方法と頻度について説明していきたいと思います。
伝送業務の進捗状況を確認する方法は、主に2つあります。
まず一つめは、国保連の電子請求受付システムを利用する方法です。このシステムは、国保連に請求データを送信した後にその受付状況や審査結果、支払い決定額等を確認できます。システム利用には事業所番号と電子証明書が必要です。
二つめは国保連から送られてくる書類を確認する方法です。国保連からは請求データの受付状況や審査結果、支払い決定額等を記載した書類が事業所に送られてきます。この書類には、「請求明細書・給付管理票返戻（保留）一覧表」や「障害福祉サービス審査決定増減表」、「障害福祉サービス給付費等支払決定通知書」などがありますので、この書類を確認して下さい。

伝送業務の進捗状況を確認する頻度に関しては、事業所や規模、業態によって異なりますが、請求データを伝送した後に週に一回程度の頻度を目安に進捗を確認する事をおすすめします。これらの確認作業も障害福祉請求代行の業務範囲ないです。何かと確認作業の多い請求業務は、現場で働きながらサービスを提供をしている職員にとって労務負担の増加であり、ストレス要因である事は間違いありません。

参考までに進捗によくあるトラブルへの対応方法の一例を紹介します。

・伝送データが送信出来ない
　国保連や請求ソフト会社に問い合わせて下さい。どうしたら良いかわからない状況で悩　むより、相談する方が早いです。

・請求データの受付状況が確認出来ない
　この場合は国保連に問い合わせをお願いします。
　受付番号や受付日時等の状況が確認できない場合には再送信が必要なケースにあたりま　　す。

・請求データの審査結果や支払決定額に相違がある
　まずは国保連から送られてきた書類を確認しましょう。これらの書類には、減ってしまっ　た単位数や返戻・保留となった請求のエラーコードや事由が記載されています。
　落ち度がこちら側にあれば、修正や再請求をおこなう必要がありますが、国保連側に原因　がある場合には問い合わせて訂正を依頼する必要があります。

これらの対応には請求業務のエキスパートでない限り、かなりの時間を要します。障害福祉請求代行はそのエキスパートです。問題を迅速に解決し、スムーズな請求業務を行なってくれます。働き方改革が進み、労働時間の適正化も必須となってきています。解決策の一つとして障害福祉請求代行は大きな役割を果たしてくれるはずです。労働時間の超過に残業代を払ったり、会社で定める固定残業時間の範囲だからと、人材に甘えるのは組織として良い方法とは言えません。
福祉サービスに関わる事は障害福祉士に、請求に関わる事は障害福祉請求代行にお願いする事は自然な流れです。是非、障害福祉請求代行を活用して快適な職場環境を従業員に提供する事をご検討ください。